Editada pela Secretaria da Previdência, órgão vinculado ao Ministério da Economia, a Portaria SEPT/ME nº 211, de 11 de abril de 2019 (acesse aqui), dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônica dos documentos relacionados à segurança e à saúde no trabalho.

Segundo a normativa, é considerada válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:

a) Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;

b) Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;

c) Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;

d) Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;

e) Programa de Proteção Respiratória – PPR;

f) Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;

g) Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;

h) Análise Ergonômica do Trabalho – AET;

i) Plano de Proteção Radiológica – PRR;

j) Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;

k) Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;

l) Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;

m) Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n°5.452, de 1° de maio de 1943.

O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados neste artigo deve ser apresentado no formato PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.

Prazo de guarda e apresentação de documentos

A forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos é, inicialmente, facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos:

  • 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;
  • 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte e
  • 2 (dois) anos, para as demais empresas.

Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.

Saiba mais sobre as legislações e obrigações aplicáveis por meio do nosso serviço Siawise, com o Âmbito de Segurança do Trabalho (acesse aqui)